ブログパーツ
ブログパーツ


エクセルで住所録を作っておくと、ハガキに差し込み印刷したり大変便利です。
ここでは入力の労力を極力少なくした省エネ式の住所録の作り方をできるだけ簡明に説明しています。
エクセル2007から採用された新しいテーマも使用していますが
以前のバージョンでも基本的には変わりません。
図を追って実践する段階でエクセルの機能も体験習得できるようにしています。
住所禄に限らずエクセルでデータベースを利用するには次のようなことに注意しましょう。
  • (1)題名など表の上部に作らない、(必要ならヘッダーに作る)

  • (2)途中に空白行を置かない(別のデータベースとみなされる)

  • (3)表の途中や右側にコメントなど入れないこと(必要なら備考列を作る)

  • (4)英数字は半角特に値データーは半角で入力

  • (5)同セルで文字列とデータを混合しない。
リボンのツールに「アドイン」の表示が見えない人は郵便番号ウィザードをダウンロードしてください。
ウイザードの取得アドインの設定についてはここに詳しく記載しています。
バーナー枠に表示されている内容はリボンのタブ名です。



(1)項目名の入力

1行目の各セルに項目名を入力する。
「番号」「氏名」「郵便番号」「住所1」「住所2」「電話番号」「ふり仮名」

※他に必要なら
「連名」「会社名」「役職名」「携帯番号」「メールアドレス」「誕生日」
「備考欄」「敬称」など横の方向に追加入力する。

  入力が終わったら項目セルを薄黄色に色付けして文字を中央寄せします。



(2)書式設定表示形式

  住所2のE列番号を押して右クリック、セルの書式設定   
E列全体の表示形式を文字列にします。





エクセルは日付に変換可能なデータ住所番地などを自動的に日付にします。
文字列にすることにより入力した番地が日付に自動変換することを防ぎます。




 同じように郵便番号Cの列番号を右クリックセルの書式設定、
 表示形式を→その他から、郵便番号に設定する

これでC列全体でハイフン抜きで入力できるように設定されました。




(3)IME入力の自動切替、データから入力規則を設定し

郵便番号,電話番号の列を入力規則で半角英数にします。
同じように氏名の列はひらがなに設定してください。




(4)列幅を項目に合わせて調整 する




(5)「氏名」列の入力

 苗字と名前の間に半角のスペースを挟む。



(6)「郵便番号」列の入力

  ハイフンなしで入力してください。。
  ※郵便番号が判らなかったら住所列に住所を入力して逆変換。



(7)ウイザードを使って「住所1」に入力。

変換したい場所、ここでは郵便番号の入力されている場所を選択します。



郵便番号から住所に変換を選びます。

※郵便番号が判らなかったら場所では住所から郵便番号に変換できます。


変換した結果をどこに表示するかを指定します、最初のセル一個をクリックします。



完了で変換が完了しました。




(8) 「住所2」に住所変換出来なかった残りの番地などを補填します。


英数字は半角で入力して置くとはがき差し込み印刷で漢字に変換され見易くなります。



(9)電話番号の入力




(10)関数の設定

G2に「振り仮名」→ =phonetic(B2) 
A2に「番号」→ =IF(B2="","",ROW()-1)
入力したら下方へオートフイルします。



関数で番号を入れると並べ替えしても崩れません。 



(11)入力された範囲(A1:H25)に罫線を引く。




(12)並べ替え

 ふりがな列を基準に昇順(五十音順)に並べ替える



(13)ヘッダーにタイトルを入力。




(14)列の非表示

 「ふり仮名」列は通常使用しないので非表示にしておくと印刷も除外されます。



(15)テーブルに変換

  どれか一つのセルを選択しておいて、テーブルとしてスタイル設定。
  ここでは図の「淡色6のスタイル」を指定します。





(16)ウィンドウ枠固定。

  固定したい1行目とA,B列を除いた、一番左上のセル(C2番地)を選択します。
  [ウィンドウ枠の固定]ボタンをクリックします。

  これで、スクロールしても、いつも1行目とA,B列が表示されています!





≪一言アドバイス≫
リボンの「ホーム」の部分をダブルクリックするとリボンは非表示になります。
再度ダブルクリックで再表示されます。シングルクリックでは一時的に表示
/非表示が交互に切り替わります。
コントロールキーとF1キーでも同じ効果が実現できます。


エクセル2003でxlsxファイルを開くには 互換ソフトをダウンロードしてください。

完成ファイルのダウンロード < 姉妹編(エクセルで住所録) エクセルで家系図